viernes, 18 de marzo de 2011

Gestión de Inventarios

GESTIÓN DE INVENTARIOS

La gestión de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios. La planificación de inventarios busca responder dos preguntas básicas:
•  Cuándo hacer los pedidos - Esta pregunta se relaciona con el concepto de momento de pedidos. Este es un sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena cuando su nivel de inventario baja de cierto nivel. El nivel usualmente es una función del plazo de entregas, la demanda diaria, y las existencias de seguridad.
•  Cuánto ordenar - la cantidad que se pide es determinada por la Cantidad económica a ordenar.
Por otro lado, los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles de inventario y para diseñar sistemas y procedimientos para la gestión efectiva de inventarios. Al implantar sistemas de gestión de inventarios, hay dos áreas importantes de decisión - (1) la clasificación de inventarios y (2) la exactitud de los registros de inventario[1].

La exactitud en los registros de inventario, dependen en gran medido del almacenista encargado y de las políticas que este maneje para controlar el inventario.

Funciones del almacenista


  •   Hacer inventario
  •  Tener al día las existencias, tanto en el sistema como en el inventario físico.
Hay 2 tipos de inventario:


  • ·         Inventario Físico
  • ·         Inventario Lógico
Cuando el inventario físico coincide con el sistema de información se le llama exactitud del inventario; este sistema de inventario se puede llevar de forma manual o en computador.
La mayoría de los casos los dos tipos de inventarios no coinciden, esto puede suceder por múltiples razones, mala organización, no se realizan algunos registros de entrada o de salida, robos etc. Es por esto que el inventario físico sea mayor que el lógico o viceversa.

La mejor solución para controlar o disminuir la diferencia entre inventarios es organizarlos, para esto, se presentan las siguientes recomendaciones:


  • ·         Cada uno de los elementos guardados en el inventario (ítem)  deben identificarse con un código ó señal
  • ·         Tener códigos, de identificación y de localización (alfanuméricos).
Como se dijo anteriormente, el control de inventarios depende en gran medida del almacenista, es por esto que presentamos las siguientes Reglas de oro:

1.      Todo ítem deba estar debidamente codificado y localizado.
2.      Todo movimiento de inventario, de entrada y salida o saldo debe estar debidamente documentado y firmado por la persona responsable (requisición de material)
3.      Los documentos de entrada y salida deben diferenciarse por un código o color, para evitar confusiones.
4.      En cuanto sea posible el lugar de salida debe estar en otro lugar que en el de entrad o recepción o en diferentes horarios; esto para evitar robos.
5.      En cuanto sea posible los ítems de un mismo código deben estar almacenados en un mismo lugar.
6.      En una auditoria cada ítem debe ser contado 3 veces por personas diferentes en tarjetas diferentes; si dos tienen lectura iguales se coloca ese valor, si las 3 son diferentes las 3 personas cuentan en presencia du un auditor externo.
7.      Los ítems de mayor masa y peso se almacena en los primeros niveles
8.      Los ítems que tuvieron movimiento en el día debe verificarse su saldo antes que se cierre este; verificar inventario físico e inventario lógico.
9.      Nadie se va hasta verificar los saldos de los ítems que tuvieron movimiento en el día.
10.  No recibir comisiones ni premios de los proveedores, esto, por ética profesional.
11.  Los reportes de inventario se entregan máximo 3 días después de cerrado el mes.

SISTEMAS DE CONTEO
El sistema de conteo es un elemento fundamental, ya que esto puede significar ahorro en tiempo y dinero.

Hay dos tipos de sistemas de inventario:


  • ·         Sistema de inventario periódico
  • ·         Sistema de inventario permanente
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso.
El inconveniente de este sistema de inventario es que es necesario cerrar el negocio para hacer el conteo, lo cual ocasiona pérdidas económicas y disgusto de los clientes al no prestarles el servicio por un periodo de tiempo.

SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENTE 
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registran directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo[2].

El inconveniente es que con el tiempo el inventario va perdiendo exactitud, es por esto que en la actualidad se está utilizando  un sistema de conteo en el que no es necesario cerrar el negocio y reduce la variación del inventario con el tiempo, este sistema de conteo es el conteo cíclico.

En este sistema de conteo, se aplica la el principio de Wilfrido Pareto o regla del 80-20, el 20% de las causas originan 80% de las consecuencias; en el caso de los inventarios se interpreta como: el 20% de los ítems ocasionan el 80% de los errores en los inventarios.
El criterio de priorización es el costo de los productos y se clasifican así:


Clasificación
Descripción
Clase A
Costo es alto normalmente y representa cerca del 20% del total de los artículos de inventario pero representa el 80% de los costos totales de inventario.
Clase B
El costo es moderadamente alto y representa alrededor del 35% de artículos pero el 15% del valor.
Clase C
Costo es bajo y representa alrededor del 45% de artículos pero solo el 5% del valor.





Esta clasificación implica que los artículos de clase A deben tener medidas de control de inventario físico más estrictas.

El conteo cíclico  implica una auditoria continua de los artículos de inventario. Esto utiliza la clasificación de los artículos de inventario del análisis ABC[1].

El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar. La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificación de los artículos de inventario, como sigue:


Clasificación
Frecuencia del conteo de ciclos
Clase A
Mensual; 30 días
Clase B
Bimensual; 60 días
Clase C
Trimestral; 90 días

De esta manera, no se necesita cerrar el negocio y la variación de los inventarios con el tiempo disminuirá, se evitará robos y los artículos más importantes se controlarán de manera más frecuente.


[1] http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/587/Gesti%C3%B3n-de-inventario

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